Wie kann Durchsageinfrastruktur Service und Sicherheit unterstützen?

Wer eine Durchsageinfrastruktur ausschließlich als Reserve für den Notfall betrachtet, erfasst nur einen Teil ihres möglichen Nutzens. Eine geeignete Anlage kann während der Veranstaltung Orientierung geben, Besucherströme unterstützen und bei Störungen konkrete Handlungsanweisungen vermitteln. Diese Aufgaben sollten bereits bei der Planung gemeinsam betrachtet werden.

Den Bedarf über den gesamten Veranstaltungstag erfassen

Hinweise auf einen weiteren geöffneten Eingang, veränderte Abreisemöglichkeiten oder die Lage einer Hilfestelle unterstützen den Besucherservice. Solche Hospitality-Durchsagen können zugleich Aufgaben des Besuchermanagements erfüllen. Informationen, die Unsicherheit verringern und Orientierung erleichtern, gehören damit auch zur Qualität des Veranstaltungserlebnisses.

BaSiGo betrachtet Besucherkommunikation über die verschiedenen Veranstaltungsphasen hinweg: von Anreise und Einlass über den laufenden Betrieb bis zur Abreise. Das Kommunikationskonzept verbindet dabei den Regelbetrieb mit dem Krisenbetrieb [1].

Ein fiktives Beispiel: Auf einem Stadtfest informiert die Anlage zunächst über einen geänderten Zugang. Später vermittelt sie Anweisungen zu einer wetterbedingten Veranstaltungsunterbrechung. Beide Aufgaben nutzen einen gemeinsamen Informationsweg, stellen aber unterschiedliche Anforderungen an Dringlichkeit und Betrieb.

Mehr dazu: Warum sollte Besucherkommunikation vor dem Notfall beginnen?

Die Sicherheitsfunktion muss Vorrang haben

Mehrfachnutzung setzt technische und organisatorische Eignung voraus. Zu prüfen sind insbesondere die erreichbaren Bereiche, die Sprachverständlichkeit unter Veranstaltungsbedingungen, die erforderliche Verfügbarkeit sowie Bedienung und Prioritäten.

Feststehen muss auch, wer eine Sicherheitsdurchsage auslösen darf und wie laufende Serviceinformationen oder konkurrierende Beschallung unterbrochen werden. Regelmäßige Nutzung kann Erfahrungen mit der Bedienung liefern. Sie ersetzt weder Funktionsprüfungen noch den Nachweis der vorgesehenen Sicherheitsfunktion. Ob eine konkrete Anlage gemeinsam genutzt werden kann und darf, ist projektspezifisch zu prüfen.

Mehr dazu: Notfallbeschallung bei Veranstaltungen: verständlich und ausfallsicher.

Den Gesamtaufwand mit dem Gesamtnutzen vergleichen

Für die Budgetentscheidung sollten Veranstalter alle benötigten Kommunikationsaufgaben und die damit verbundenen Kosten erfassen: Planung, Ausstattung, Aufbau, Energieversorgung, Bedienpersonal, Prüfungen und Rückbau.

Eine gemeinsame Infrastruktur kann zusätzliche Nutzungen ermöglichen und doppelte Aufwände vermeiden. Ob sie tatsächlich günstiger ist, ergibt erst der Vergleich geeigneter Varianten bei gleichem erforderlichem Sicherheitsniveau. Mehrfachnutzen ist deshalb ein Bewertungskriterium; eine pauschale Einsparung lässt sich daraus nicht ableiten.

Mehr dazu: Sicherheitstechnik beschaffen: erst die Funktion, dann Geräte.

BaSiGo dient hier als fachliche Grundlage für die phasenübergreifende Kommunikationsplanung; das archivierte Wiki bildet den Projektstand 2015 ab. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Empfehlungen zur Mehrfachnutzung sind redaktionelle Ableitungen, keine Ergebnisse einer Kostenstudie. Das Stadtfestbeispiel ist fiktiv. Eine generelle technische Zulässigkeit der gemeinsamen Nutzung wird nicht behauptet.