Warum sollte Besucherkommunikation vor dem Notfall beginnen?

Eine Durchsageanlage kann betriebsbereit sein, ohne dass Besucher wissen, dass sie darüber wichtige Informationen erhalten. Gerade bei temporären Veranstaltungen im öffentlichen Raum entsteht dieser Informationsweg erst für die Veranstaltung. Deshalb gehört zur Vorbereitung auch, ihn für das Publikum erkennbar zu machen.

Informationswege im Veranstaltungsalltag sichtbar machen

Begrüßungen und hilfreiche Hinweise zu Orientierung, Hilfeangeboten oder Programmänderungen bieten dafür Gelegenheiten. Besucher erleben, wer sie anspricht und über welchen Kanal Informationen der Veranstaltungsleitung kommen.

Der BaSiGo-Baustein zur Sicherheitskommunikation empfiehlt, Sicherheitshinweise in Begrüßungen, Moderationen und den Veranstaltungsverlauf einzubinden. Auch Besucherwechsel werden als geeigneter Anlass genannt. Bei offenen Veranstaltungen müssen deshalb auch später eintreffende Gäste berücksichtigt werden [1].

Solche Hospitality-Durchsagen können zur Vorbereitung der Sicherheitskommunikation beitragen. Dass ein vertrauter Informationsweg die Einordnung späterer Warnungen erleichtern kann, ist eine fachliche Ableitung. Ein automatischer Lerneffekt oder eine garantierte Reaktion im Notfall lässt sich daraus nicht ableiten.

Aufmerksamkeit gezielt ansprechen

Besucher beschäftigen sich mit Musik, Gesprächen und dem Veranstaltungserlebnis. Veranstalter sollten daher nicht voraussetzen, dass eine ausgesendete Nachricht bereits wahrgenommen und verstanden wurde.

Hilfreiche Alltagsinformationen sollten kurz, relevant und dosiert sein. Im Ereignisfall muss die Sicherheitsdurchsage deutlich hervortreten können. Dafür sind geeignete Zeitpunkte, verständliche Inhalte und gegebenenfalls die Unterbrechung konkurrierender Beschallung einzuplanen. Ein Signalton kann Aufmerksamkeit anregen; welche Handlung erforderlich ist, muss die anschließende Nachricht erklären.

Mehr dazu: Notfallbeschallung bei Veranstaltungen: verständlich und ausfallsicher.

Den Übergang zum Ereignisfall vorbereiten

Das Kommunikationskonzept sollte festlegen, wer Besucher im Normalbetrieb und im Ereignisfall anspricht, welche Wege genutzt werden und wie Wahrnehmbarkeit und Verständnis überprüft werden. Diese Verbindung beschreibt auch BaSiGo [2].

Mehr dazu: Wie kann Durchsageinfrastruktur Service und Sicherheit unterstützen?

Für die Planung ergibt sich eine konkrete Aufgabe: Den Informationskanal bereits im Veranstaltungsalltag erkennbar machen und gleichzeitig den klaren Vorrang dringlicher Sicherheitsinformationen sichern. Eine vorhandene Lautsprecheranlage allein erfüllt diese Aufgabe noch nicht.

Das archivierte BaSiGo-Wiki bildet den Projektstand Juni 2015 ab. Es dient hier als fachliche Planungsgrundlage; es ist keine experimentelle Wirkungsstudie zu Hospitality-Durchsagen. Empfehlungen zur Dosierung und zur erkennbaren Unterscheidung dringlicher Informationen sind redaktionelle Planungsempfehlungen.